Handvest inzake de bescherming van persoonsgegevens We begrijpen dat uw vertrouwen in ons het belangrijkste kapitaal van ECOBATI (hierna 'Ecobati', 'wij' of 'ons bedrijf' genoemd) vormt. Uw privacy is dan ook van essentieel belang voor ons. Dit handvest inzake de bescherming van gegevens (hierna het 'Handvest' genoemd) is onder meer van toepassing op (i) onze websites https://www.ecobati.com/ en https://www.shop-ecobati.com/ (hierna samen de 'Website' genoemd) en (ii) alle bestaande (commerciële) relaties tussen Ecobati en zijn klanten, prospects en commerciële partners, en alle personen waarmee we relaties kunnen onderhouden. Dit Handvest is van toepassing op alle persoonsgegevens die door Ecobati in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt, en dekt alle verwerkingen van gegevens waarvoor Ecobati verantwoordelijk is. Dit Handvest bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die Ecobati verzamelt, evenals over de manier waarop Ecobati deze persoonsgegevens verwerkt. Ecobati wenst te benadrukken dat het op elk ogenblik probeert te handelen in overeenstemming met (i) de Europese verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (Algemene Verordening Gegevensbescherming die van kracht ging op 25 mei 2018 - de 'AVG') en (ii) de (toekomstige) Belgische wetgeving betreffende de invoering van hogervermelde verordening. Dit Handvest bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die Ecobati verzamelt, evenals over de manier waarop Ecobati deze persoonsgegevens gebruikt en verwerkt. Het bezoek aan de Website, het beroep op onze diensten, op regelmatige wijze en de communicatie met Ecobati houden uw uitdrukkelijke toestemming (via de communicatie van uw persoonsgegevens of 'opt-in' van deelname) van dit Handvest in en dus van de wijze waarop we uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken. Lees dit Handvest in combinatie met de gebruiksvoorwaarden van de Website en het Cookiebeleid van Ecobati. Soorten persoonsgegevens
Ecobati verzamelt door middel van cookies bovendien automatisch anonieme informatie over hoe u de Website gebruikt. Zo registreert Ecobati bijvoorbeeld automatisch welke onderdelen van de Website u bezoekt, welke browser u gebruikt, via welke website u toegang kreeg tot onze Website. We kunnen u met deze gegevens niet identificeren, maar ze leveren Ecobati wel statistieken op over het gebruik van de Website. Door de Website van Ecobati te bezoeken stemt u dus in met het gebruik van bepaalde cookies. Lees ons Cookiebeleid voor meer informatie hierover. Methode voor het verzamelen van persoonsgegevens Deze persoonsgegevens worden verzameld in geval van of in het kader van:
De door Ecobati verzamelde persoonsgegevens zijn dus uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt. Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is een voorwaarde om van bepaalde diensten gebruik te kunnen maken (bijvoorbeeld om toegang te krijgen tot uw online account). Er wordt u gemeld welke gegevens verplicht en welke optioneel zijn. Gebruik van persoonsgegevens Ecobati kan uw persoonsgegevens gebruiken voor de doeleinden die u vindt in bijlage 1 van dit Handvest. In het algemeen gebruiken we uw persoonsgegevens alleen als u toestemming hebt gegeven of als dit gebruik berust op wettelijk voorziene rechtsgrondslagen:
Verstrekken van persoonsgegevens aan derden Ecobati verspreidt uw persoonsgegevens niet aan derden, behalve als dat nodig is in het kader van de levering van producten en/of diensten, en met name, maar zonder beperking:
In deze context kunnen uw persoonsgegevens eventueel geopenbaard worden aan webmasters, betaalpartners, softwareleveranciers, cloudpartners, onze verzekeringsmaatschappij, evenals diverse onderaannemers op wie Ecobati een beroep kan doen in het kader van de dienstverlening. Als het in dit kader nodig is dat Ecobati uw persoonsgegevens aan derden verstrekt, dan moet de betreffende derde partij uw persoonsgegevens gebruiken in overeenstemming met de voorschriften van dit Handvest. Niettegenstaande het voorgaande, is het evenwel mogelijk dat Ecobati uw persoonsgegevens verstrekt:
Grensoverschrijdende verwerking van persoonsgegevens In principe sturen we uw persoonsgegevens niet buiten de Europese economische ruimte (EER). Elke eventuele overdracht van persoonsgegevens buiten de EER naar een bestemmeling met zijn woonplaats of maatschappelijke zetel in een land dat niet onder een soortgelijk besluit valt, uitgevaardigd door de Europese Commissie, moet worden onderworpen aan de bepalingen van een overeenkomst betreffende de overdracht van gegevens, die de volgende zaken moet bevatten: (i) de standaard contractuele clausules zoals bepaald in het 'Besluit van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Besluit 2010/87/CE)', of (ii) een ander mechanisme op basis van de privacywetgeving of een andere reglementering met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Opslag van persoonsgegevens Behalve wanneer een langere bewaringstermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, bewaart Ecobati uw persoonsgegevens niet langer dan nodig om de in het Handvest onder het punt 'gebruik van persoonsgegevens' beschreven doeleinden te behalen en te verwezenlijken. Ecobati bewaart alle persoonsgegevens die het heeft verzameld in zijn papieren dossiers in de onderneming, in zijn ERP, op interne computerservers en op een cloudserver die zich in België bevindt. Bijlage 2 : bewaartermijn per categorie verwerking. Uw rechten betreffende de bescherming van uw privacy In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens beschikt u over de volgende rechten:
Als u uw rechten met betrekking tot de bescherming van de privacy wenst uit te oefenen, neem dan contact op met gdpr@ecobati.be of vul het formulier in voor de uitoefening van uw rechten en stuur het via e-mail of de post naar Ecobati. U kunt deze rechten gratis uitoefenen via het hogervermelde formulier. Bovendien kunt u via uw account altijd uw persoonsgegevens bijwerken, wijzigen en/of controleren, die u hebt moeten verstrekken toen uw account werd aangemaakt. Meer informatie over uw rechten vindt u op de website van de gegevensbeschermingsautoriteit (hierna de 'GBA ' genoemd) via de volgende link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.
Ecobati verbindt zich ertoe redelijke voorzorgsmaatregelen te nemen van fysieke, technologische en/of organisatorische aard om de volgende zaken te vermijden: (i) de niet-bevoegde toegang tot uw persoonsgegevens, evenals (ii) het verlies, misbruik of de wijziging van uw persoonsgegevens. Niettegenstaande het veiligheidsbeleid van Ecobati, de controles die het uitvoert en de daden die ze in dit kader stelt, kan de onfeilbaarheid van de veiligheid niet worden gegarandeerd. Er is geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het internet, en geen enkele elektronische opslagmethode 100% veilig, zodat Ecobati in dit kader geen absolute veiligheid kan garanderen.
Ecobati kan dit Handvest bijwerken door een nieuwe versie op de Website te plaatsen. Daarom is het in het bijzonder aangewezen om de Website en de pagina met het Handvest regelmatig te raadplegen om er zeker van te zijn dat u van de kleinste veranderingen op de hoogte bent. De recentste versie kan altijd worden geraadpleegd via deze link .
De Website kan ook links naar andere websites bevatten. Als u op een van deze links klikt, kunt u naar een andere website of internetbron worden gebracht die informatie over u verzamelt via cookies of andere technologieën. Ecobati draagt geen enkele verantwoordelijkheid of controlebevoegdheid voor deze andere websites of internetbronnen, noch voor de verzameling, het gebruik en de verspreiding van uw persoonsgegevens. U dient zelf het vertrouwelijkheidsbeleid van deze andere websites en internetbronnen te raadplegen om te kunnen oordelen of ze handelen conform de wetgeving betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Als u vragen hebt over het Handvest of over de manier waarop Ecobati uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, neem dan contact met ons op:
of
Als u niet tevreden bent over de manier waarop Ecobati deze door u ingediende vragen of opmerkingen heeft behandeld, of als u klachten hebt over de manier waarop Ecobati uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (de 'GBA').
Van uw kant verwachten we dat u ervoor zorgt dat de informatie die u ons verstrekt relevant en up-to-date is. U moet ons ook onverwijld inlichten over elke belangrijke wijziging van uw situatie. Als u ons informatie over een derde moet verstrekken, vragen we u ervoor te zorgen dat deze laatste zijn toestemming hiertoe heeft gegeven.
Ecobati kan uw persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden: 1. Het bezoek aan onze Website, de optimalisering van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website: Om de kwaliteit van uw bezoek aan onze Website te verbeteren, maken we gebruik van bepaalde cookies waarmee we bepaalde van uw persoonsgegevens kunnen onthouden. We maken echter heel beperkt gebruik van langetermijncookies. Klik hier voor meer informatie over de manier waarop we cookies gebruiken.Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang of op uw toestemming. 2. Ontvangst en verwerking van de vragen die gesteld zijn via het contactformulier of via elk ander middel : Een online contactformulier is beschikbaar op onze Website. U kunt ook telefonisch en via e-mail contact met ons opnemen. Om op uw verzoeken te kunnen ingaan (vraag naar informatie, offerteaanvragen enz.) moeten we bepaalde van uw persoonsgegevens verwerken. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang. 3. Het aanmaken van uw account op onze Webshop: U kunt uw aankopen online doen op het hiertoe speciaal voorziene winkelgedeelte op onze Website. Hiertoe moet u een online account aanmaken en daarbij uw persoonsgegevens invoeren waarmee we uw account aan uw persoon kunnen koppelen. Bovendien hebben we geen toegang tot uw betalingsgegevens. Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van de verbintenis die ons bindt. 4. De inschrijving op onze nieuwsbrief: U wordt op diverse plaatsen op onze Website uitgenodigd om u in te schrijven op onze nieuwsbrief. We registreren uw keuze om u ons nieuws uitsluitend te sturen als u dat hebt gevraagd. We moeten dus bepaalde van uw persoonsgegevens verwerken. Deze verwerking is gebaseerd op uw toestemming. 5. De mogelijkheid om een getuigenis op de Website achter te laten: Op de Website van Ecobati kunt u een getuigenis achterlaten om uw ervaring met andere gebruikers te delen. In deze context moeten we bepaalde van uw persoonsgegevens gebruiken. U kunt ook een foto aan deze getuigenis toevoegen. Deze verwerking is gebaseerd op uw toestemming, op basis van uw eigen daad. 6. Het beheer van opleidingen: We stellen u opleidingen voor. U kunt u inschrijven via het hiertoe voorziene formulier op onze Website, via de telefoon of via e-mail. Om uw verzoek te kunnen inwilligen, moeten we bepaalde van uw persoonsgegevens doorsturen naar professionals uit de sector die u deze opleiding geven. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang. 7. Het opstellen van een offerte: Om op uw verzoek een offerte op te stellen en u te sturen, moeten we bepaalde van uw persoonsgegevens verwerken. In dit kader moeten we dus bepaalde van uw persoonsgegevens verwerken. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang. 8. Het opstellen van een overeenkomst: Als klant kunt u een overeenkomst met Ecobati sluiten zodat we de samenwerking kunnen aanvatten waarvoor u om bepaalde van onze diensten hebt verzocht. In dit kader moeten we bepaalde van uw persoonsgegevens verzamelen. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang of op een wettelijke verplichting. 9. Uitvoering van de diensten, verwerking van uw activiteiten en uitvoering van uw instructies zoals het versturen van een bestelling: We gebruiken uw gegevens om de diensten uit te voeren waarvoor u een beroep op Ecobati hebt gedaan. Dit gebruik houdt in dat Ecobati in het bezit is van uw persoonsgegevens en dit zolang als nodig voor de levering van de diensten waarop u hebt ingeschreven. Deze verwerking is gebaseerd op de uitvoering van elke overeenkomst die met u is gesloten en/of van elke verbintenis die u bent aangegaan of die Ecobati is aangegaan. 10. De verzending van facturen en de inning van betalingen: In het kader van bepaalde door Ecobati voorgestelde prestaties gebruiken we bepaalde van uw persoonsgegevens om facturen op te stellen en, na inning van de betalingen, deze te verwerken in de boekhouding voor het goede beheer van de facturatiedossiers. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang of op een wettelijke verplichting. 11. Het opstellen van mailinglists: In het kader van de verschillende diensten die we aanbieden, stellen we een contactendatabank op. In deze context kunnen bepaalde van uw persoonsgegevens worden verzameld in een databank. De juridische basis voor de verwerking van uw gegevens voor dit doeleinde is ons gerechtvaardigd belang of uw toestemming. 12. Naleving van de wet- en regelgeving: We verzekeren u dat we elke wetgeving of geldende regelgeving naleven. In dit kader, en als dit vereist is, moeten we bepaalde van uw persoonsgegevens verwerken. Deze verwerking is gebaseerd op de naleving van een wettelijke verplichting. 13. Vrijwaring van onze rechten: We moeten uw gegevens gebruiken om onze rechten te vrijwaren, met name in het kader van de verdediging of bescherming van de rechten en wettelijke belangen, van rechtshandelingen, het beheer van klachten of geschillen, in geval van een herstructurering van bedrijven of andere fusies of overnames. We gebruiken ze op basis van een wettelijke verplichting.
| Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens | Grond | Maximale bewaartermijn (tenzij anders aangegeven) |
|---|---|---|
| Het bezoek aan onze Website, de optimalisering van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website | Gerechtvaardigd belang Toestemming | 3 jaar na het laatste contact met de klant/ het prospect. |
| Ontvangst en verwerking van de gestelde vragen | Gerechtvaardigd belang | 3 jaar na het laatste contact met de klant/ het prospect. |
| Het aanmaken van uw account op onze Webshop | Uitvoering van een overeenkomst | 5 jaar na het laatste contact met de klant. |
| De inschrijving op onze nieuwsbrief | Toestemming | 3 jaar na het laatste contact met de klant/ het prospect. |
| De mogelijkheid om een getuigenis op de Website achter te laten | Toestemming | 5 jaar na het laatste contact met de klant. |
| Het beheer van opleidingen | Uitvoering van de overeenkomst | 6 maanden na de opleiding. |
| Het opstellen van een offerte | Gerechtvaardigd belang | - Niet-afgesloten offertes: 3 jaar na het laatste contact met de klant/ het prospect. - Ondertekende offertes: 5 jaar vanaf het einde van de overeenkomst. |
| Het opstellen van een overeenkomst | Gerechtvaardigd belang Wettelijke verplichting | 5 jaar vanaf het einde van de overeenkomst. |
| Uitvoering van de diensten, verwerking van uw activiteiten en uitvoering van uw instructies | Uitvoering van de overeenkomst | Overeenkomst: 5 jaar vanaf het einde van de overeenkomst. Andere gegevens: 3 jaar na het laatste contact met de klant. |
| Facturen en betalingen | Uitvoering van de overeenkomst Wettelijke verplichting | 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de belastbare periode. |
| Het opstellen van mailinglists | Gerechtvaardigd belang Toestemming | - Als er geen toestemming is: 6 maanden na de opleiding/het project; - Als er toestemming is: 3 jaar na het laatste contact met de klant/ het prospect. |
| Naleving van de wet- en regelgeving | Wettelijke verplichting | - Sociale documenten: 5 jaar vanaf de dag die volgt op de dag van het einde van de overeenkomst; - Fiscale documenten: 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de belastbare periode - Garantiedocumenten: zie wettelijke verplichting (wettelijke garantie van 2 jaar – garantie |